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コスト削減
○ オフィス移転はコスト削減のチャンス！
もしかしたら、御社はオフィスの使い方でコストのムダが発生しているかもしれません。
オフィス職人では、オフィスでの業務効率やコストのムダを見直したオフィス環境をご提案します。
フロア選びでコスト削減
ランニングコスト削減のカギを握るオフィスのフロア選びです。オフィス移転では様々なメリットが得られるよう計画を立てることが重要です。
拠点を一個所にすることで生産性・コミュニケーション向上のほか、管理・運用面で影響の大きい各種ランニングコストの削減にも大きく貢献します。
快適なオフィス環境に必要な面積は、1人当たり4坪程が標準です。
仮に、50名が勤務するオフィスで一人あたり4.3坪の面積を使用している場合、移転によって0.3（坪/人）ずつ節約したとすると、どうなるでしょうか？
つまり、年間では 1,600,000円のコスト削減 ができることになります！
分散したフロア、こんなデメリットがあります
重複したスペースが生まれる
- 共用スペース・共用機器がいくつも重複して存在します。
（会議室、応接室、コピー機、FAX/電話機のOA機器、
収納、受付・出入口、リフレッシュコーナー等） - 活用しにくいデッドスペースも発生。
業務効率が悪い
- 社内コミュニケーションが不足しがち
- 業務上のノウハウが分散、蓄積しにくい
- 社外コミュニケーションの低下
コストアップ
- コピー機・FAX等のOA機器が重複し、多数必要
- オフィス内またオフィス間の移動に時間とコストがかかる
- 社内メールや郵便による連絡が必要で手間がかかる
この他のデメリット
- セキュリティ機能の低下、またはコストアップ
- 会社の管理・運営がまとまらず、各種手続きが複雑/煩雑化する
- 社員ごとにオフィス環境が違い、不満の種になる
フロア形状選びの注意点
以下のようなフロアの形は、ムダなコストが発生しやすくなります。
分断されている
実際の床面積に対して、1/2のフロアが２つとなり、共有スペースを多くとらなくてはならない。
部屋の角が丸い
角の部分にうまくオフィス家具をレイアウトできなかったり、有効に使えない面積が増えやすい。
共用部分が両側にある
ワークスペース内に通路を多くとらなくてはならない。
スペースの調整でコスト削減
オフィスのレイアウトの見直しは、ランニングコスト削減に貢献できる場合があります。
例えば、フリーアドレスのような運営手法を取り入れたり、収納や会議室の節約で、スペースコストを抑えることも可能です。
フリーアドレスの導入でスペースを効率利用
フリーアドレスとは自席を持たず、机と椅子が用意された共有スペースに、社員が携帯電話や無線IP電話、無線LAN、ノートパソコンを持って、空いている机で仕事をするス タイルです。
書類などは全て、個人用あるいは部署の共用キャビネットに保管し、個人専用の空間は設けないのが特徴です。筆記具などの個人用の道具は適宜移動して使用し、個人が机を持たないことで、個人の持ち物が減り、オフィス全体のデスク面積の削減に効果があります。
現在では、コミュニケーションが重要な企画部門や、アクティブな営業部門などで採用されるワークスタイルの１つです。
収納スペースの削減
オフィスの収納で多くを占めるのが書類です。
書類の整頓、書庫移管、処分によって、70%程に圧縮できることもよくあることです。書類の削減によってキャビネットを減らせる他、廃棄ではデジタル化やペーパーレスと組み合わせることで書類管理の効果を上げることもできます。場合によっては、外部倉庫への書類移管も計画できれば、さらに面積の削減が可能です。
会議スペースの削減
部門や部署別に用意している会議室があれば、共有化して利用効率を見直し、会議スペースを削減することができます。利用率を調べ、共有化可能なところは、積極的に改善することがポイントです。
複数フロアを利用している場合では、会議室を１フロアにまとめて配置する方が効果的であったりもします。
